Om tot een optimaal resultaat te komen is het voor elke vorm van inkoop ondersteuning van groot belang dat wij een gedetailleerd beeld kunnen vormen van uw producten, alsmede uitgebreid inzicht krijgen in zendingsprofielen, volumes, service-levels, etc. Aangezien betrouwbaarheid van deze data essentieel is, beschikt Geraedts Business Experts over een aantal methodieken die kunnen worden ingezet in het inzichtelijk maken van deze belangrijke informatie.

Deze informatie analyseren wij op basis van diverse kenmerken zodat we  helder krijgen welke karakteristieken er aan uw producten verbonden zijn en hoe de geografische verdeling en volumestromen eruit zien.

Deze bevindingen stellen ons vervolgens in staat om voor u de meest optimale tarieven en hoogste kwaliteit uit de markt te verkrijgen en deze te vergelijken met uw huidige situatie.

RFI – RFQ - RFP ondersteuning

•   Wat willen we tenderen en wat is er veranderd ten opzichte van de
    vorige keer?

•   Alleen RFQ of ook RFI? RFQ of RFP?

•   Welke informatie is essentieel om te delen en wat vragen we en in welke
    structuur zodat we de meest optimale respons krijgen?

•   Wat verwachten we van onze aanbieders?

Wat voor u wellicht een 1, 2 of 3-jaarlijks terugkerende activiteit is waarvoor u een substantieel aantal dagen / weken en soms maanden moet vrijmaken in uw dagelijkse werkzaamheden, is voor Geraedts Business Experts dagelijkse routine waarbij integriteit en neutraliteit voorop staan.

Volgens een strak stappenplan gaan wij met u het proces van tendering in waarbij de nadruk niet alleen op prijs ligt maar ook op processen en flexibiliteit die de dienstverlener kan aanwenden om uw producten tegen de meest optimale condities bij uw klant te bezorgen.

Het spreekt voor zich dat de uiteindelijke aanbeveling aan u gebaseerd zal zijn op een ‘appels met appels’ vergelijking en meerdere scenario’s behelst. U bent daarna degene die beslist welke dienstverlener uiteindelijk integraal het beste bij u past.

Ook implementatie van deze geselecteerde dienstverleners binnen uw organisatie is een onderdeel van ons stappenplan dat wij desgewenst en in nauw overleg met uw medewerkers voor onze rekening kunnen nemen.

Het uitbesteden dan wel begeleiden van uw tenderproces zal voor u resulteren in een hoogwaardige dienstverlening met aanzienlijke besparingsmogelijkheden, niet alleen zichtbaar in de kosten maar ook in de service naar uw klanten toe.

Benchmarking

•   Weet u of de prijzen die u uw huidige dienstverlener betaalt markt
    conform zijn?

•   Levert uw dienstverlener service conform de gangbare standaard in
    de markt?

•   Zijn uw processen accuraat, efficiënt en voorzien van de juiste tijdslijnen?

Benchmarking is het middel om goed onderbouwde antwoorden te krijgen op dergelijke vraagstukken.

Dankzij ons uitgebreide netwerk en met behulp van onze hoogwaardige systemen kunnen wij dit op een snelle en heldere manier voor u in kaart brengen.

Onze benchmark activiteit is opgebouwd uit een aantal stappen waarvan het opstellen van een basis uitgangspunt, het analyseren van in- en output en een uiteindelijke objectieve aanbeveling de meest kenmerkende zijn.

Regelmatige benchmarking betekent voor u dat u niet alleen inzicht houdt in waar uw organisatie staat ten opzichte van andere organisaties maar ook in welke specifieke gebieden er verbeteringen doorgevoerd dienen te worden teneinde de dienstverlening naar uw klanten op een gegarandeerd en aantoonbaar hoog niveau te houden.

Benchmarking vormt ook een ondersteuning voor andere strategische processen binnen uw organisatie; denk daarbij aan het opstellen van budgetten en diverse planningsdoeleinden.

Tariefsonderhandelingen

•   Een afspraak om “over de tarieven te praten”; Kan ik een verhoging
    accepteren en zo ja wat is reëel?

•   Hoe kan ik de dienstverlener overtuigen dat ze verlaagd moeten worden
    en hoeveel kan ik dan vragen?

•   Waar gaat het gesprek van comfortabel over in oncomfortabel?

Precaire discussies die de vaak jarenlange en zorgvuldig opgebouwde band met uw dienstverlener onbewust onder spanning kunnen zetten. Een band die echter essentieel en van onschatbare waarde is voor de dagelijkse communicatie en afhandeling van uw zendingen. Het is dan ook ondenkbaar dat dit ook maar 1 seconde in gevaar zou kunnen worden gebracht.

Geraedts Business Experts werkt met specialisten die op dit gebied tarieven op een objectieve basis en in nauwe ruggespraak met u kunnen uitonderhandelen waarbij ze de uiterst waardevolle en langdurige samenwerking weten te waarborgen.

En U?

√   U krijgt de juiste prijs/kwaliteit verhouding

√   U behoudt een neutrale positie ten opzichte van uw dienstverlener

√   U heeft de geruststelling dat de dagelijkse contacten en operationele
     gang van zaken geen enkel gevaar lopen

Contracten

Hoe leg ik afspraken met dienstverleners op een solide manier vast en wat moet ik eigenlijk allemaal vastleggen en voor hoe lang?

Geraedts Business Experts ondersteunt u in het vastleggen van afspraken die u met uw dienstverleners maakt en doet dit door alle relevante informatie overzichtelijk en duidelijk te benoemen waarbij ook het juridische aspect een grote rol speelt. Wij zorgen ervoor dat niet alleen de algemene voorwaarden en condities afgedekt worden maar dat ook specifieke onderdelen zoals tarieven, overige kostencomponenten, looptijden en service standaards gewaarborgd zijn.

Wij nemen u de administratieve en juridische ‘rompslomp’ uit handen door de contracten zó voor te bereiden dat alleen nog uw handtekening en die van de dienstverlener nodig zijn om het contract geldig te schrijven.

Uiteindelijk beschikt u over een serie heldere en gestandaardiseerde contracten voorzien van duidelijke afspraken. Met name uw medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de dagdagelijkse gang van zaken zullen hier veel ondersteuning en gemak van ondervinden.

Herkennen van kostenbesparingen

Worden de gecalculeerde besparingen ook daadwerkelijk behaald en zo niet, waar ligt dat aan? Dat zijn vragen die vaak om diverse redenen onbeantwoord blijven, waarbij de ‘waan van de dag’ vaak regeert.

Geraedts Business Experts kan deze vragen voor u beantwoorden door uw data, op basis van vooraf overeengekomen parameters, effectief te analyseren. Dit resulteert voor u in een helder en gedetailleerd inzicht in alle gebieden die van invloed zijn op het behalen van eerder gecalculeerde besparingen.

Het mooiste is natuurlijk als de uitkomst aantoont dat de gecalculeerde besparingen ook daadwerkelijk behaald zijn. Echter, ervaring leert dat praktijk en theorie niet altijd overeenkomen en in dat geval bieden wij  u concrete verbeteradviezen aan en ondersteunen bij de implementatie ervan.

Immers, helder inzicht in kostenverhogende elementen betekent voor u een directe focus op de probleemgebieden en de mogelijkheid om doelgericht en dus efficiënt deze kosten terug te dringen.

Geraedts Business Experts kan deze activiteit op wekelijkse of maandelijkse basis voor u uitvoeren waarbij we bij voorkeur met een tijdspanne van minimaal 6 maanden werken teneinde u van stabiele en betrouwbare analyses en adviezen te kunnen voorzien.